АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ХОЛСТОВСКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
14.08.2015г. №43
Об утверждении Положения
об архиве, экспертной комиссии
Администрации муниципального образования
Холстовское сельское поселение
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, в целях проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их к передаче на хранение, Уставом муниципального образования Холстовское сельское поселение, в целях совершенствования и упорядочения архивного дела, Администрация муниципального образования Холстовское сельское поселение,
постановляет:
1.Утвердить Положение об архиве Администрации муниципального
образования Холстовское сельское поселение(приложение 1).
2. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии
(ЭК) Администрации муниципального образования Холстовское сельское
поселение (приложение 2).
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его опубликования в средствах массовой информации.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава администрации
муниципального образования
Холстовское сельское поселение В.Н.Урлин
Приложение №1
к постановлению Администрации
муниципального образования
Холстовское сельское поселение
от14.08.2015 №43
Положение об архиве
Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение
- Общие положения
1.1 Документы Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение , имеющие историческое, культурное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в муниципальном архиве муниципального образования «Павловский район».
1.2 Документы постоянного срока хранения до момента передачи на постоянное хранение в муниципальный архив «Павловский район», документы временного срока хранения до момента их уничтожения, а также документы по личному составу хранятся в Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение в пределах, установленных законодательством сроков хранения.
Администрация муниципального образования Холстовское сельское поселение обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование архивных документов, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, установленными Росархивом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
За утрату и порчу архивных документов должностные лица, ответственные за ведение архива Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение.
1.3 В Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создан архив.
1.4 Организация работы архива Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение возлагается на специалиста Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение, ответственного за ведение архива. При смене специалиста, ответственного за архив, прием-передача документов и научно-справочного аппарата к ним производится по акту, который утверждается главой сельского поселения. Для приема-передачи дел распоряжением Администрации сельского поселения назначается комиссия в составе не менее трех человек.
1.5 Положение об архиве Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение утверждается главой администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение после согласования с муниципальным архивом муниципального образования «Павловский район».
1.6 Контроль за деятельностью архива Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение осуществляет Глава сельского поселения.
1.7 Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение осуществляет муниципальный архив Администрации муниципального образования «Павловский район».
1.8 В своей работе архив Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение руководствуется Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Основными правилами работы архивов организаций» (М., 2002), нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива) и Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение , Перечнем документов, определяющим сроки хранения документов, и настоящим Положением.
2. Состав документов архива
В состав документов архива входят:
2.1 Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение и Совета депутатов муниципального образования Холстовское сельское поселение; документы временного хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу.
2.2 Документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников.
2.3 Служебные и ведомственные издания.
2.4 Научно-справочный аппарат (описи дел, исторические справки) к документам архива.
3. Задачи архива
Основными задачами архива являются:
3.1 Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.2 Учет, обеспечение сохранности, создание документов архива, использование документов хранящихся в архиве.
3.3 Подготовка и своевременная передача документов постоянного хранения в муниципальный архив Администрации муниципального образования «Павловский район» в соответствии с установленными сроками и требованиями.
3.4 Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение.
4. Функции архива
В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
4.1 Организует работу по составлению номенклатуры дел Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение и Совета депутатов муниципального образования Холстовское сельское поселение .
4.2 Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел специалистами Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение .
4.3 Не позднее, чем через два года после завершения делопроизводства, составляет и направляет на согласование в муниципальный архив Администрации муниципального образования «Павловский район» опись №2 (нотариальные действия), опись №3 (похозяйственные книги), опись №1-л (по личному составу), а также годовые разделы описей дел постоянного срока хранения (опись №1).
4.4. Создает, пополняет и совершенствует справочный аппарат к хранящимся в архиве документам.
4..5 Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов, находящихся на ведомственном хранении, и периодически организует проверку наличия и состояния дел.
4.6. Организует подготовку и своевременную передачу архивных документов постоянного срока хранения по описи №1 в муниципальный архив Администрации муниципального образования «Павловский район» в соответствии с утвержденным графиком передачи дел.
4.7. В установленном порядке проводит работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
4.8. Информирует главу и специалистов Администрации сельского поселения о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного или научного использования; исполняет запросы социально-правового характера физических и юридических лиц, в установленном порядке выдает архивные копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
4.9. Ежегодно представляет в муниципальный архив Администрации муниципального образования «Павловский район» сведения о составе и объеме документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на ведомственном хранении (паспорт архива), в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
5. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение .
5.2. Требовать от специалистов Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.
5.3. Запрашивать от работников структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива.
6. Ответственность за работу архива
Специалист Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение , ответственный за ведение архива, совместно с Главой администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение несет ответственность за:
6.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.
6.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.
6.3. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
Приложение 2
к постановлению Администрации
муниципального образования
Холстовское сельское поселение
от14.08.2015 №43
ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной комиссии
Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение
- ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение (далее – экспертная комиссия) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности органов местного самоуправления муниципального образования Холстовское сельское поселение
1.2. Экспертная комиссия является совещательным органом при главе
сельского поселения.
Решения экспертной комиссии вступают в силу после их утверждения главой сельского поселения. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с архивом Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение .
1.3. Персональный состав ЭК назначается распоряжением Администрации
сельского поселения из числа наиболее квалифицированных специалистов
поселения. В состав ЭК в обязательном порядке включается специалист,
ответственный за архив.
Председатель ЭК осуществляет общее руководство деятельностью ЭК, председательствует на заседаниях, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭК задач.
Секретарь ЭК обеспечивает подготовку заседаний ЭК, своевременное представление документов на рассмотрение, их регистрацию и учет, обеспечивает членов ЭК документами, подготовленными для рассмотрения на заседаниях, составляет и оформляет протоколы заседаний ЭК, осуществляет контроль исполнения принятых ЭК решений, выполняет иные поручения председателя.
1.4. ЭК – постоянно действующая комиссия. При выбытии одного из членов
ее состав обновляется соответствующим распоряжением.
1.5. Положение об экспертной комиссии Администрации муниципального
образования Холстовское сельское поселение утверждается главой
администрации муниципального образования Холстовское сельское
поселение после согласования с архивным сектором Администрации
муниципального образования «Павловский район».
1.6. В своей работе ЭК руководствуется законодательством Российской
Федерации, нормативными и методическими документами Федерального
архивного агентства (Росархива), методическими рекомендациями
муниципального архива муниципального образования «Павловский район» и
настоящим Положением.
2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
2.1 Основными задачами ЭК являются:
1) Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.
2) Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
подготовки их к архивному хранению.
3) Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на
постоянное хранение в муниципальный архив муниципального образования «Павловский район»
3.ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
1.Ежегодно организует и производит экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение и Совета депутатов муниципального образования Холстовское сельское поселение .
2.Ежегодно проводит отбор документов с истекшими сроками хранения к
уничтожению и рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не
подлежащих хранению.
3.Оказывает содействие муниципальному архиву муниципального
образования «Павловский район» по выявлению владельцев личных архивов
в сельском поселении и возможной передаче их документов в состав
Архивного фонда Российской Федерации.
4.Рассматривает, принимает решение об одобрении и представляет:
-На утверждение Главе администрации муниципального
образования Холстовское сельское поселение описи дел постоянного
хранения (описи №3, №1).
-На согласование в архив Администрации муниципального образования
«Павловский район»:
- номенклатуру дел Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение ;
- положение об экспертной комиссии;
- положение об архиве;
- описи дел по личному составу (опись №1-л);
- описи дел нотариальных действий (опись №2);
- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акты о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения.
5. На утверждение главы Администрации сельского поселения:
- номенклатуру дел Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение ;
- положение об экспертной комиссии;
- положение об архиве;
- описи дел постоянного хранения (описи №3, №1);
- описи дел по личному составу (опись №1-л);
- описи дел нотариальных действий (опись №2);
- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акты о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения.
4.ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертная комиссия имеет право:
1.В пределах своей компетенции давать рекомендации специалистам Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.
2.Запрашивать от специалистов Администрации сельского поселения письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу.
3.Заслушивать на своих заседаниях специалиста Администрации сельского поселения о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохраннности документов Архивного фонда, о причинах утраты документов.
4.Приглашать на заседания экспертной комиссии в качестве консультантов и экспертов работников архива муниципального образования «Павловский район», сторонних организаций.
5.Экспертная комиссия в лице председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки небрежно и некачественно подготовленные документы.
6.Информировать главу Администрации сельского поселения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
1.Экспертная комиссия Администрации муниципального образования Холстовское сельское поселение взаимодействует с муниципальным архивом Администрации муниципального образования «Павловский район», получает от них соответствующие организационно-методические указания.
2.Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Протокол подписывается председателем и секретарем экспертной комиссии.
3.Заседание экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные эксперты и консультанты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель экспертной комиссии.
4.Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией решений, возлагается на секретаря комиссии.
| 